Sehr geehrte Mandanten,
ich bitte Sie die folgenden Aussagen gut zu lesen und sich auf diese Situation vorzubereiten:

Das Finanzamt hat ab dem 01.01.2018 die Möglichkeit, während der üblichen Geschäftszeiten eine
sogenannte Kassennachschau durchzuführen, § 146b Abs. 1 AO. Diese erfolgt ohne vorherige Ankündigung,
anders als bei einer Betriebsprüfung. Die Kassennachschau dient zur zeitnahen Überprüfung der
Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen.

Sie ist auch bei einer offenen Ladenkasse zulässig. Die mit der Prüfung betrauten Finanzbeamten
können auch anonyme Beobachtungen der Kassen und ihrer Handhabung in öffentlich zugänglichen
Geschäftsräumen vornehmen. Auch Testkäufe sind zulässig.

Der Unternehmer hat besondere Auskunfts- und Vorlagepflichten bei der Kassennachschau zu erfüllen,
§ 146a Abs. 2 AO. Dem Prüfer ist Einsicht in die Kassenaufzeichnungen und Bücher sowie in die für
die Kassenführung notwendigen Organisationsunterlagen (u.a. Bedienungs- und Programmieranleitung der
Kasse, Protokolle über Einsatzzeitraum und -ort der Kasse) zu gewähren.

Wenn das Finanzamt bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten feststellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung
eine Betriebsprüfung erfolgen, § 146a Abs. 3 AO.

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen. Die Belege sind zu nummerieren und diese Nummer muss
beim Eintrag im Kassenbuch enthalten sein.

Auch Privateinlagen und -entnahmen sowie Aus- und Einzahlungen von betrieblichen Bankkonten (sog. Geldtransit)
sind täglich aufzuzeichnen. Gleiches gilt für EC-Zahlungen.

Grundsätzlich sind alle Bareinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Für die Ordnungsmäßigkeit reicht es jedoch aus,
wenn die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnet wird. Diese muss allerdings durch den Registrierkassenstreifen,
Tagesendsummenbon oder Kassenzettelnachgewiesen werden. Alle Aufzeichnungen haben centgenau zu erfolgen.
Eine Rundung ist unzulässig.

Der im Kassenbuch ausgewiesene Sollbestand muss mit dem Istbestand in der Kasse übereinstimmen
(sog. Kassensturzfähigkeit). Die Kassensturzfähigkeit muss fortlaufend gewährleistet sein. Dazu ist es
erforderlich, dass in regelmäßigen Zeitabständen der Kassenbestand gezählt und aufgezeichnet wird
(Zählprotokoll). Sollten dabei Kassendifferenzen festgestellt werden, müssen diese gesondert ausgewiesen und
verbucht werden.

Im Kassenbuch dürfen auf keinen Fall Überschreibungen, Radierungen, Zwischenräume oder nachträgliche
Änderungen vorkommen. Diese führen regelmäßig zur Verwerfung der Kassenführung. Eine elektronische
Registrier- oder PC-Kasse ist nur dann ordnungsgemäß, wenn das System alle einzelnen Geschäftsvorfälle,
einschließlich evtl. vorgenommener Stornierungen, dokumentiert (FG Niedersachsen, 2.9.2004 – 10 V 52/04).
Die Registrierkasse und die dazugehörigen Auswertungen sind Teil der Buchhaltungsunterlagen.
Die Unternehmer haben sicherzustellen, dass der Außenprüfer im Rahmen seiner Prüfungstätigkeit darauf
zurückgreifen kann. Der Kassenspeicher wird mit dem Ausdruck des Tagesendsummenbons (sog. Z-Bon)
auf 0 zurückgesetzt. Es ist zum Nachweis der Vollständigkeit sicherzustellen, dass alle Z-Bon-Ausdrucke
lückenlos für alle Geschäftstage archiviert werden.

Mit freundlichen Grüßen